Häufig gestellte Fragen

In unter 30 Minuten sind Sie produktiv. Der gesamte Prozess besteht aus drei Schritten:

• Konto erstellen (2 Minuten) — E-Mail, Firmenname, Passwort. Keine Kreditkarte für den Trial.
• Google Drive verbinden (1 Minute) — OAuth-Flow, ein Klick. MintFolder erstellt automatisch die Ordnerstruktur.
• Erstes Dokument archivieren (30 Sekunden) — Datei hochladen oder per API senden. Die KI erledigt den Rest.

MintFolder AI bietet zwei Zugänge — beide nutzen dieselbe KI-Engine:

• Company Dashboard — Web-Oberfläche für Teams, die ohne technische Kenntnisse starten wollen. Drag & Drop, Archiv-Übersicht, Team-Verwaltung, PDF-Werkzeuge und Analytics — alles im Browser.
• REST API — Für Entwickler, die MintFolder in bestehende Systeme integrieren wollen (ERP, CRM, E-Commerce). Ein HTTP-Request genügt: Datei senden, JSON-Response mit smartem Namen und Kategorie zurückbekommen.

Sie können beide gleichzeitig nutzen. Dateien, die per API archiviert werden, erscheinen in der Regel zeitnah im Dashboard und umgekehrt.

Für die KI-Archivierung:

• PDF — auch gescannte PDFs (werden per OCR lesbar gemacht)
• DOCX — Word-Dokumente
• XLSX — Excel-Tabellen
• JPG, PNG, TIFF — Bilder und Scans

Zusätzlich stehen 20 PDF-Werkzeuge zur Verfügung:

• Komprimieren, Zusammenführen, Teilen, Drehen
• PDF ↔ Word, Excel, Text, HTML, JPG
• OCR, Wasserzeichen, Seitenzahlen
• Passwortschutz, PDF/A-Konvertierung
• Seiten entfernen und neu ordnen

Maximale Dateigröße: 50 MB pro Datei.

Wenn Sie ein Dokument hochladen, passiert Folgendes:

• Schritt 1 — Texterkennung: Der Hybrid-OCR-Pipeline extrahiert den Text lokal per Tesseract + pdfplumber. Bei sensiblen Dokumenten bleibt der gesamte Prozess auf dem Server.
• Schritt 2 — KI-Analyse: Die mehrstufige KI-Fallback-Kette (funktionsabhängig geroutet; für die zentrale Dokumentanalyse: Gemini → Claude → OpenAI) erkennt: Dokumenttyp, Absender, Empfänger, Datum, Betrag, IBAN, Rechnungsnummer.
• Schritt 3 — Kategorisierung: Das Dokument wird einer von 9 nach GoBD konzipierten Kategorien zugeordnet (RE = Rechnung, VT = Vertrag, PA = Personal, etc.).
• Schritt 4 — Smart Naming: Ein standardisierter Dateiname wird generiert: 2026-03-15_RE_Amazon-Mueller_Rechnung.pdf
• Schritt 5 — Google Drive: Die Datei wird im richtigen Ordner abgelegt: SmartArchiv/01_Finanzen/2026/01_Eingangsrechnungen/

Nein — für das Dashboard nicht. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass jeder Mitarbeiter zeitnah damit arbeiten kann: Datei per Drag & Drop hochladen, fertig.

Für die API-Integration benötigen Sie einen Entwickler. Der Integration Guide enthält vollständige Code-Beispiele für Python, Node.js, PHP, C# und cURL. Die Integration dauert typischerweise 1–2 Stunden.

MintFolder AI nutzt ein redundantes KI-System mit drei Providern. Das Routing hängt von der Funktion ab; für die zentrale Dokumentanalyse (Upload/Klassifikation) ist die Reihenfolge Gemini → Claude → OpenAI:

• Tier 0 — Google Gemini 2.5 Flash (primär für Dokument-Vision/OCR): Beste Genauigkeit für gescannte Geschäftsdokumente. DPA/SCCs gem. Art. 46 DSGVO.
• Tier 1 — Anthropic Claude (Vision-Fallback): Wird aktiviert, wenn Gemini nicht verfügbar ist.
• Tier 2 — OpenAI GPT-4o (letzter Fallback): Letzter Provider mit Circuit-Breaker-Logik.

Das System wechselt automatisch und transparent zwischen den Providern. Sie bemerken keinen Unterschied. Jeder Provider hat eigene Rate-Limits und Fehlerbehandlung.

Alle Pläne enthalten 20 professionelle PDF-Werkzeuge (plus Bild-Werkzeuge):

• Konvertieren: PDF → Word, Excel, Text, HTML, JPG | Word → PDF | Bild → PDF | HTML → PDF
• Bearbeiten: Komprimieren (3 Stufen), Zusammenführen, Teilen, Drehen, Seiten entfernen, Seiten neu ordnen, Seitenzahlen hinzufügen, Wasserzeichen
• Sicherheit: Passwortschutz, Passwort entfernen, PDF/A-Konvertierung (Langzeitarchivierung)
• Erkennung: OCR (optische Zeichenerkennung) für gescannte Dokumente
• Bilder: Komprimieren, Drehen, Skalieren, Vergrößern (KI-Upscaling)

Alle oben genannten PDF- & Bildbearbeitungswerkzeuge laufen vollständig auf unserem Server — keine externen Dienste, keine Datenübertragung an Dritte. KI-gestützte Funktionen (Klassifikation, Benennung, Zusammenfassung, Ask AI) verarbeiten Dokumente über unsere mehrstufige KI-Fallback-Kette (funktionsabhängig; für Dokumentanalyse: Gemini → Claude → OpenAI) gem. DPA/SCCs nach Art. 46 DSGVO.

MintFolder erstellt automatisch eine professionelle Ordnerstruktur in Ihrem Google Drive:

• SmartArchiv/01_Finanzen_und_Buchhaltung/2026/01_Eingangsrechnungen/
• SmartArchiv/02_Personal_und_Gesundheit/2026/Mitarbeiter/
• SmartArchiv/03_Steuern_und_Behoerden/2026/
• SmartArchiv/04_Projekte_und_Vertraege/2026/
• SmartArchiv/05_Korrespondenz/2026/

Die Verbindung erfolgt per OAuth 2.0 (sicherer Google-Login). MintFolder hat nur Zugriff auf den eigenen Ordner SmartArchiv — nicht auf Ihre anderen Dateien.

Die Synchronisation ist bidirektional: Dateien, die Sie in Google Drive löschen, werden auch aus dem Dashboard entfernt und umgekehrt.

Die 9 Standardkategorien (RE, AR, VT, AG, KA, LI, QU, PA, SO) decken alle gängigen Geschäftsdokumente ab und sind Konzipiert nach GoBD.

Im Business-Plan und höher können Sie zusätzliche Custom-Kategorien definieren, die zu Ihrer Branche passen.

Die Ordnerstruktur folgt dem Schema: Kategorie/Jahr/Unterkategorie/ — dies stellt sicher, dass auch bei tausenden Dokumenten alles schnell auffindbar bleibt.

MintFolder hat eine spezialisierte DSGVO Art. 9 Pipeline:

• Erkennung: Der Gatekeeper scannt jedes Dokument auf sensible Kategorien (Gesundheitsdaten, biometrische Daten, religiöse Überzeugungen) — Die Erkennung basiert auf 187 Schlüsselwörtern. Technische Grenzen bestehen.
• Blockierung: Bei positivem Treffer des Gatekeepers sollen externe KI-Aufrufe in der Regel unterbleiben; vollständige Erkennung jedes Einzelfalls ist nicht garantiert.
• Lokale Verarbeitung: Wo greifbar, wird der Text lokal per OCR extrahiert, personenbezogene Daten werden entfernt (Namen → [PERSON], Daten → [DATUM]), und nur der redigierte Text wird zur Klassifizierung an die KI gesendet.
• Ergebnis: Die KI soll den Dokumenttyp (z.B. „Facharztliches Attest“) erkennen, ohne die konkreten Patientendaten zu sehen — soweit Redaktion und Gatekeeper greifen.

Alle Daten werden auf einem Server in Berlin (Anbieter: IONOS, Deutschland) verarbeitet und gespeichert.

• Datenbankserver: Berlin, Deutschland (IONOS)
• Dateispeicher: Google Drive (EU-Rechenzentrum, Ihr eigenes Google-Konto)
• KI-Verarbeitung: Google Gemini (DPA/SCCs gem. Art. 46 DSGVO) — sensible Dokumente werden lokal verarbeitet
• Zahlungen: Stripe (PCI DSS Level 1 zertifiziert)

Unsere Server befinden sich in der EU (Berlin). KI-gestützte Funktionen übermitteln Dokumentinhalte an US-basierte Anbieter (Google, Anthropic, OpenAI) gem. DPA/SCCs nach Art. 46 DSGVO. Sensible Dokumente (Art. 9 DSGVO) werden über einen keyword-basierten Gatekeeper geführt: bei erkanntem Treffer streben wir lokale Verarbeitung an und versuchen, Inhalte nicht an externe KI-Dienste zu senden. Die Erkennung basiert auf 187 Schlüsselwörtern. Technische Grenzen bestehen.

• Transport: TLS 1.3 für alle Verbindungen (HTTPS Everywhere)
• API-Keys: PBKDF2-SHA256-Hashing (260.000 Iterationen) — selbst bei einem Datenbankzugriff sind Ihre Keys nicht rekonstruierbar
• Passwörter: Argon2id (OWASP 2024) mit automatischer Migration von Legacy-Hashes
• Webhooks: HMAC-SHA256-Signaturen zur Verifikation
• Audit Trail: SHA-256 Hash-Chaining — jeder Eintrag ist kryptografisch mit dem vorherigen verknüpft
• Sessions: HttpOnly + Secure + SameSite=Strict Cookies

Nein.

Laut den aktuellen API-Nutzungsbedingungen unserer KI-Anbieter (Google, OpenAI, Anthropic) werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Für OpenAI setzen wir zusätzlich den technischen Parameter store=False (Zero Data Retention) ein. Für Google Gemini und Anthropic Claude verlassen wir uns auf deren veröffentlichte API-Richtlinien, die eine Nutzung von API-Daten zu Trainingszwecken ausschließen (Stand: April 2026; Anbieterrichtlinien können sich ändern).

Darüber hinaus werden sensible Dokumente (Art. 9 DSGVO), soweit der Gatekeeper sie erkennt, vorrangig lokal verarbeitet; externe Übermittlung wird angestrebt zu vermeiden. Die Erkennung basiert auf 187 Schlüsselwörtern. Technische Grenzen bestehen.

Nach der Archivierung wird die Datei in Ihrem Google Drive abgelegt. Auf unserem Server werden nur Metadaten gespeichert (Dateiname, Kategorie, Datum, Ordnerpfad) — nicht die Datei selbst.

Temporäre Dateien (während der Verarbeitung) werden automatisch nach ca. 30 Minuten gelöscht.

Ja. MintFolder ist nach den GoBD-Prinzipien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, BMF 28.11.2019) konzipiert. Die GoBD-Bewertung der Gesamtprozesse hängt von Einrichtung, Nutzung und steuerlicher Bewertung beim Nutzer / Steuerberater ab. Technische Pfeiler:

• Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion wird im Audit Trail protokolliert — wer hat was, wann geändert.
• Manipulationsschutz: SHA-256 Hash-Chaining macht jede Manipulation oder Löschung an einem Eintrag erkennbar; SQLite-Trigger verbieten UPDATE/DELETE auf den Audit-Tabellen.
• Ordnungsmäßigkeit: Standardisierte Dateinamen und Ordnerstrukturen ermöglichen sofortiges Auffinden.
• Vollständigkeit: Integritätsprüfung per Knopfdruck zeigt, ob die Hash-Kette lückenlos ist.
• Aufbewahrungsfristen: Standardisierte Fristenlogik unterstützt die Ablage nach Dokumenttyp; die endgültige Aufbewahrungsdauer hängt vom Dokumenttyp und Nutzerprozess ab. Versiegelte Dokumente werden technisch gegen Löschung gesperrt; DSGVO-Sonderprozesse bleiben vorbehalten.

Der Audit Trail ist ein lückenloses, manipulationsgeschütztes Protokoll aller Aktionen:

• Jeder Eintrag enthält: Zeitstempel, Benutzer, Aktion, alten Wert, neuen Wert
• Jeder Eintrag wird mit einem SHA-256-Hash versiegelt, der den Hash des vorherigen Eintrags enthält
• Diese Verkettung (Hash-Chaining) bedeutet: Wenn jemand einen Eintrag in der Mitte löscht oder ändert, bricht die Kette — die Integritätsprüfung schlägt fehl
• SQL-Trigger verhindern das Löschen oder Ändern von Audit-Trail-Einträgen auf Datenbankebene

Sie können die Integrität jederzeit im Dashboard unter GoBD Compliance Hub → Integritätsprüfung verifizieren.

Der Z3-Export ist ein standardisiertes Format für Betriebsprüfungen (GDPdU/GoBD). Wenn das Finanzamt eine Prüfung anordnet, müssen Sie Ihre Buchhaltungsdaten in einem maschinenlesbaren Format bereitstellen.

MintFolder generiert diesen Export mit einem Klick im Dashboard unter GoBD Compliance Hub → Z3-Export. Er enthält alle archivierten Dokumente mit Metadaten, Kategorien und Audit-Trail.

Gemäß §147 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsdokumente:

• 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe
• 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen

MintFolder setzt die 6-Jahres-Frist automatisch durch. Geschützte Dokumente zeigen ein „GoBD-geschützt“-Badge und können weder gelöscht noch verändert werden, bis die Frist abgelaufen ist.

MintFolder stellt Ihnen alles bereit, was der Prüfer typischerweise verlangt:

• Verfahrensdokumentation — beschreibt, wie das System Dokumente verarbeitet und archiviert
• Internes Kontrollsystem (IKS) — dokumentiert die technischen und organisatorischen Maßnahmen
• Integritätsprüfung — beweist die Lückenlosigkeit des Audit Trails per Hash-Chain-Verifikation
• Z3-Export — maschinenlesbarer Export aller Daten für IDEA/AIS

Alle Dokumente finden Sie im Dashboard unter GoBD Compliance Hub.

Per Bearer Token. Im Dashboard unter API-Schlüssel erstellen Sie einen Key:

Authorization: Bearer sk_live_...

Der Key wird einmalig angezeigt — speichern Sie ihn sicher. Sie können beliebig viele Keys erstellen und jederzeit widerrufen.

Umgebungen: Production und Sandbox (zum Testen ohne Kontingentverbrauch).

Die API ist eine standard REST API — jede Sprache, die HTTP-Requests senden kann, funktioniert. Offizielle Code-Beispiele gibt es für:

• Python (requests)
• Node.js (fetch/axios)
• PHP (cURL/Guzzle)
• C# (HttpClient)
• cURL (Kommandozeile)

Vollständige Dokumentation: Integration Guide

• Trial: 10 Requests/Minute
• Starter: 60 Requests/Minute
• Business: 120 Requests/Minute
• Enterprise: 300 Requests/Minute
• Enterprise: Individuell konfigurierbar

Bei Überschreitung erhalten Sie einen 429 Too Many Requests Response mit Retry-After Header.

Ja. Sie können Webhook-Endpunkte konfigurieren, die benachrichtigt werden, wenn:

• Ein Dokument erfolgreich archiviert wurde (archive.success)
• Eine Archivierung fehlschlägt (archive.failed)
• Ein Dokument verarbeitet wurde (document.processed)

Jeder Webhook-Request wird mit einer HMAC-SHA256-Signatur versehen (X-MintFolder-Signature), damit Sie die Echtheit verifizieren können. Fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch erneut versucht.

• Trial — €0, 20 Dateien, alle Features, 14 Tage. Keine Kreditkarte.
• Starter — €69/Monat zzgl. MwSt, 500 Dateien, REST API + Webhook, E-Mail-Support (48h)
• Business — €149/Monat zzgl. MwSt, 2.000 Dateien, Priority Processing, Custom Kategorien, Support (8h)
• Enterprise — €349/Monat zzgl. MwSt, 10.000 Dateien, DATEV-Export + Z3-Archiv, Support (4h)
• Enterprise — Individuell. Kontaktieren Sie uns.

Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. gesetzlicher MwSt (derzeit 19 %). Monatlich kündbar.

Kontingentgrenze: Bei Erreichen des Limits wird die Archivierung pausiert — Upgrade jederzeit möglich.

Ja. Alle Pläne sind monatlich kündbar — keine Mindestvertragslaufzeit, kein Kleingedrucktes.

Nach der Kündigung:

• Ihr Dashboard bleibt lesend zugänglich (Sie können Dokumente einsehen, aber nicht archivieren)
• Ihre Dateien bleiben in Ihrem Google Drive erhalten — sie gehören Ihnen
• Der Audit Trail bleibt für die GoBD-Aufbewahrungsfrist verfügbar

Über Stripe werden alle gängigen Zahlungsmethoden unterstützt:

• Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex)
• SEPA-Lastschrift
• Rechnungskauf (ab Business-Plan)

Stripe ist PCI DSS Level 1 zertifiziert — der höchste Sicherheitsstandard für Zahlungsabwicklung. Ihre Zahlungsdaten werden niemals auf unseren Servern gespeichert.

Ja — bei jährlicher Vorauszahlung erhalten Sie 2 Monate gratis (ca. 17% Ersparnis). Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.

Sie werden nicht automatisch gesperrt. Stattdessen:

• Das Dashboard zeigt eine Warnung bei 75% und 90% Verbrauch
• Nach 100% werden weitere Dateien mit der Überschreitungsgebühr berechnet
• Sie können jederzeit auf einen höheren Plan upgraden — die Änderung greift in der Regel zeitnah

Beim Trial-Plan: Nach 20 Dateien wird der Zugang lesend — keine Kosten, kein Datenverlust.

Im Dashboard unter Team → Teammitglied einladen:

• E-Mail-Adresse eingeben und Rolle wählen
• Das Teammitglied erhält eine professionelle Einladungs-E-Mail mit einem Link
• Per Klick auf den Link setzt es ein Passwort und hat zeitnah Zugang
• Die Einladung ist 7 Tage gültig und kann jederzeit widerrufen werden

MintFolder hat 5 Rollen mit abgestuften Berechtigungen:

• Eigentümer (Owner) — Vollzugriff inkl. Abrechnung, Einstellungen und Kontolöschung
• Administrator — Alles außer Abrechnung: Team, API-Keys, Webhooks, Integrationen, Sicherheit
• Bearbeiter (Editor) — Dashboard, Archivieren, Dokumente, PDF-Werkzeuge, Analytik
• Betrachter (Viewer) — Dashboard, Archiv und Dokumente nur ansehen (kein Archivieren)

Die Berechtigungen werden serverseitig durchgesetzt — nicht nur in der Oberfläche. Ein Betrachter kann auch per direktem API-Aufruf keine geschützten Aktionen ausführen.

Nein — GoBD-geschützte Dokumente können von niemandem gelöscht werden, nicht einmal vom Eigentümer. Die Aufbewahrung nach Dokumenttyp gemäß §147 AO: 6, 8 oder 10 Jahresfrist wird auf Datenbankebene per SQL-Trigger durchgesetzt.

Dokumente ohne GoBD-Schutz können nur vom Eigentümer oder Administrator gelöscht werden.

Es gibt kein Limit für Teammitglieder in allen Plänen. Sie zahlen pro Datei, nicht pro Benutzer.

Ob 2 Mitarbeiter oder 50 — der Preis bleibt gleich. Nur das Datei-Kontingent zählt.

Im Dashboard unter Sicherheit → DATEV-Exporteinstellungen konfigurieren Sie:

• Beraternummer — Die Nummer Ihres Steuerberaters (z.B. 29098)
• Mandantennummer — Ihre Mandantennummer beim Steuerberater (z.B. 55003)
• Kontenrahmen — SKR03 oder SKR04

Ihr Steuerberater importiert die exportierte EXTF-Datei (Buchungsstapel v7.0) in DATEV Rechnungswesen; das Beleg-ZIP wird als Paket übergeben. Eine direkte myDATEV-API-Anbindung ist in Vorbereitung.

Ja. Laden Sie Ihren Steuerberater als Betrachter (Viewer) ein. Er kann dann:

• Alle archivierten Dokumente einsehen
• Den Z3-Export herunterladen
• Den Audit Trail prüfen

Er kann keine Dokumente verändern, löschen oder API-Keys erstellen. Genau so, wie es sein sollte.

Die KI extrahiert automatisch alle relevanten Felder:

• Absender — Firmenname des Rechnungsstellers
• Empfänger — Ihr Firmenname
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Betrag brutto/netto
• Währung
• USt-IdNr. des Absenders
• IBAN
• Fälligkeitsdatum
• Steuersatz & Aufschlüsselung

Alle extrahierten Daten werden im DATEV-Export-Format gespeichert und sind zeitnah für Ihren Steuerberater verfügbar.

Ja. MintFolder erfüllt alle Anforderungen der DSGVO:

• Art. 5 (Datenminimierung): Wir speichern nur die für die Archivierung notwendigen Metadaten
• Art. 9 (Sensible Daten): Gesundheits- und biometrische Daten werden bei positivem Gatekeeper-Match vorrangig lokal bearbeitet; externe KI-Aufrufe sollen unterbleiben. Die Erkennung basiert auf 187 Schlüsselwörtern; technische Grenzen bestehen.
• Art. 25 (Privacy by Design): Datenschutz ist kein Add-on, sondern in die Architektur eingebaut
• Art. 28 (Auftragsverarbeitung): DPAs mit allen Unterauftragsverarbeitern (Google, OpenAI, Anthropic)
• Art. 32 (TOM): Technische und organisatorische Maßnahmen sind dokumentiert und prüfbar
• Art. 46 (Drittlandtransfer): Standardvertragsklauseln (SCCs) mit allen KI-Providern

Ja. Ein AVV gem. Art. 28 DSGVO steht allen Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung. Er regelt:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten
• Kategorien betroffener Personen
• Unterauftragsverarbeiter und deren Standorte
• Technische und organisatorische Maßnahmen

Kontaktieren Sie uns für ein unterschriftsreifes Exemplar.

Ja. Gemäß Art. 15, 17 und 20 DSGVO:

• Datenexport (Art. 20): Alle Ihre Dateien liegen in Ihrem eigenen Google Drive. Metadaten können als CSV exportiert werden.
• Kontolöschung (Art. 17): Der Eigentümer kann die Kontolöschung beantragen. Alle Daten auf unseren Servern werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Nur Sie und Ihr Team.

• MintFolder-Mitarbeiter haben keinen routinemäßigen Zugang zu Kundendokumenten
• Ihre Dateien liegen in Ihrem eigenen Google-Drive-Konto — wir haben nur Zugriff auf den Ordner SmartArchiv
• KI-Provider sehen nur den für die Klassifizierung notwendigen Inhalt — bei sensiblen Dokumenten nur anonymisierten Text
• Alle Zugriffe werden im Audit Trail protokolliert