GoBD-Unterstützung — Technische Umsetzungsdokumentation

GoBD-orientierte Kontrollbereiche

GoBD-Unterstützung — Technische Selbstprüfung

MintFolder AI dokumentiert technische Maßnahmen zu 15 Kontrollbereichen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Gesamtbewertung hängt von Einrichtung, Nutzung und steuerlicher Prüfung ab.

📋 GoBD i.d.F. BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (vormals 28.11.2019) · §§ 145–147 AO

Hinweis: Diese Seite dokumentiert eine interne technische Selbstprüfung der im Quellcode von MintFolder AI implementierten Maßnahmen. Es handelt sich nicht um ein Testat, Gutachten oder eine Bescheinigung einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einer Datenschutzbehörde oder einer anderen fachkundigen Stelle. Die Dokumentation wurde mittels automatisierter Code-Analyse erstellt und dient der Transparenz gegenüber Kunden und Partnern.

Code

geprüfte Integritätskontrollen

Hash Pipelines

log_archive() Bot-Call-Sites

Archive Fields

API Endpoints

Kontrollbereiche

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GoBD-orientierte Kontrollbereiche — technische Selbstprüfung

Technische Maßnahmen dokumentiert

✓

1. Unveränderbarkeit (Immutabilität)

SQLite-Integritäts-Trigger + SHA-256 Hash-Chaining: trg_archive_no_tamper_core schützt 8 Kernfelder, trg_archive_no_tamper_financial schützt 9 Finanzfelder. Kompensierende Kontrolle via kryptographische Verkettung des Audit Trails (§ 146 Abs. 4 AO).

Rz. 104–110

✓

2. Nachvollziehbarkeit & Prüfbarkeit

Tabelle archive_audit_trail mit Hash-Chaining (previous_hash → current_hash) + access_log protokollieren Änderungen und Zugriffe. SQLite-Trigger erschweren Manipulationen; es handelt sich nicht um ein externes Testat und nicht um zertifizierten WORM-Speicher.

Rz. 37–43

✓

3. Vollständigkeit (Integritätssicherung)

SHA-256 Document-Hashing in allen 6 Verarbeitungspipelines. verify_document_hash() validiert Integrität. API-Endpunkt /api/gobd/verify-integrity.

Rz. 58–63

✓

4. Ordnungsmäßige Aufbewahrung

Automatische Erkennung nach Dokumenttyp: 6, 8 oder 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO i.d.F. Bürokratieentlastungsgesetz IV — 8 Jahre für Buchungsbelege ab 01.01.2025). trg_archive_retention_guard verhindert vorzeitige Löschung.

§ 147 Abs. 3 AO

✓

5. Herkunftsnachweis

archive_source in allen log_archive()-Aufrufen (Bot-Kanal: 6 Stellen in bot/handlers/; Web-/B2C-Kanal: separate SHA-256-Pipeline). Lückenlose Nachverfolgung des Eingangskanals.

Rz. 72–74

✓

6. Maschinelle Auswertbarkeit

37 strukturierte Archivfelder. Z3-Export als ZIP über /api/gobd/export-z3 (DATEV/Archivdaten, Metadaten).

Rz. 164–168

✓

7. Zeitgerechte Erfassung

processed_at UTC-Timestamp bei INSERT. trg_archive_auto_lock sperrt automatisch bei erfolgreicher Archivierung.

Rz. 48–51

✓

8. Verfahrensdokumentation

Vollständige 10-Abschnitt-Dokumentation nach Rz. 151–155: Systembeschreibung, Anwenderdoku, technische Doku, Betriebsdoku, IKS.

Rz. 151–155

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9. Internes Kontrollsystem (IKS)

9-Abschnitt-IKS-Dokumentation: Kontrollumgebung, Zugangs-/Zugriffskontrollen, Erfassungs-/Verarbeitungskontrollen, Ausgabekontrollen, Schutz gegen Verfälschung.

Rz. 100–103

✓

10. Datenzugriff Z1 (Unmittelbarer Zugriff)

API-Endpunkt /api/gobd/audit-trail für direkte Einsicht in Audit-Trail und Archivdaten durch den Betriebsprüfer.

§ 147 Abs. 6 AO

✓

11. Datenzugriff Z2 (Mittelbarer Zugriff)

/api/gobd/verify-integrity liefert Integritätsprüfung, Hash-Informationen und Prüfergebnisse.

§ 147 Abs. 6 AO

✓

12. Datenzugriff Z3 (Datenträgerüberlassung)

/api/gobd/export-z3 — ZIP-Download mit Archivdaten und DATEV-Ausgaben für maschinelle Auswertung durch den Prüfer.

§ 147 Abs. 6 AO

✓

13. Berechtigungskonzept & Zugriffskontrolle

5 Rollen (owner/admin/editor/viewer/api-only). HMAC-Token-Authentifizierung. access_log-Tabelle mit IP- und User-Agent-Protokollierung.

Rz. 113–117

✓

14. Ordnung & Richtigkeit

KI-gestützte Klassifikation mit mehrstufiger KI-Fallback-Kette (Gemini · Claude · OpenAI). Confidence-Score. Automatische Kategorisierung und Belegprüfung.

Rz. 44–47

✓

15. Datensicherung & Wiederherstellbarkeit

Google Drive Echtzeit-Sync als primärer Speicher. SQLite WAL-Mode für Crash-Sicherheit. Automatische Backup-Strategie. DSGVO-konforme Löschung mit Trigger-Handling.

Rz. 120–123

🛡️

SQLite Trigger-System

Implementiert

#	Trigger	Typ	Beschreibung	Geschützte Felder
1	`trg_archive_no_tamper_core`	Immutabilität	Blockiert UPDATE auf Kernfelder nach Sperrung	original_name, final_name, document_hash, doc_date, drive_file_id, drive_path, processed_at, archive_source
2	`trg_archive_no_tamper_financial`	Immutabilität	Blockiert UPDATE auf Finanzfelder nach Sperrung	amount, betrag_netto, waehrung, rechnungsnummer, faelligkeitsdatum, ust_id_sender, iban, payment_status, tax_breakdown
3	`trg_archive_no_delete`	Immutabilität	Blockiert DELETE auf alle Archiveinträge	Gesamter Datensatz
4	`trg_archive_retention_guard`	Aufbewahrung	Verhindert Soft-Delete vor Fristablauf	drive_deleted, aufbewahrungsfrist, processed_at
5	`trg_archive_auto_lock`	Immutabilität	Automatische Sperrung bei INSERT (status='success')	locked_at (UTC)
6	`trg_archive_audit_summary`	Audit Trail	Protokolliert ai_summary-Änderungen	ai_summary
7	`trg_archive_audit_status`	Audit Trail	Protokolliert Status-Änderungen	status
8	`trg_archive_audit_drive_deleted`	Audit Trail	Protokolliert Drive-Löschmarkierungen	drive_deleted
9	`trg_archive_audit_category`	Audit Trail	Protokolliert Kategorie-Änderungen	category, kuerzel
10	`trg_audit_trail_no_tamper`	Immutabilität	Audit Trail nach Versiegelung unveränderbar (Hash-Chain sealed)	Gesamter Trail-Datensatz (wenn current_hash gesetzt)
11	`trg_audit_trail_no_tamper_data`	Immutabilität	Datenfelder des Audit Trails immer unveränderbar	archive_id, user_id, action, field_name, old_value, new_value, performed_by, ip_address, user_agent, created_at
12	`trg_audit_trail_no_delete`	Immutabilität	Audit Trail löschgeschützt	Gesamter Trail-Datensatz
13	`trg_credits_non_negative`	Finanz-Integrität	Verhindert negative Guthaben-Salden	credits
14	`trg_ledger_no_tamper`	Finanz-Integrität	Kredit-Ledger unveränderbar	Gesamter Ledger-Datensatz
15	`trg_ledger_no_delete`	Finanz-Integrität	Kredit-Ledger löschgeschützt	Gesamter Ledger-Datensatz
16	`trg_action_ledger_no_tamper`	Finanz-Integrität	Aktions-Ledger unveränderbar	Gesamter Aktions-Ledger
17	`trg_action_ledger_no_delete`	Finanz-Integrität	Aktions-Ledger löschgeschützt	Gesamter Aktions-Ledger

Hinweis: Diese Tabelle zeigt eine Auswahl der implementierten Trigger. Insgesamt sind 97 SQLite-Trigger über 145 Tabellen (Schema-Version 747; davon 95 Integritäts-/Append-only- und 2 FTS-Trigger) aktiv. Weitere umfassen u. a.: Vault-Trigger (trg_vault_access_no_tamper, trg_vault_access_no_delete, trg_vault_files_no_tamper, trg_vault_files_no_delete), Transaktions-Trigger (trg_transactions_no_tamper, trg_transactions_no_delete), Billing-Trigger (trg_billing_events_no_tamper, trg_billing_events_no_delete), Credit-Guard (trg_credits_never_negative), sowie die DATEV-Festschreibungs-Trigger (Sprint 5: b2b_usage_logs.datev_locked + 5 Trigger, § 146 Abs. 4 AO) und weitere DATEV-Sperr-Trigger (Kontierung, OCR, Metadata, Retention, Storno, Locked-At, User-Reassign, Softdelete, Summary, Audit-Fields).

🔐

SHA-256 Hash Pipelines — 6 Pipelines

Implementiert

process_image()

Einzelbild → PDF-Konvertierung
Hasht: pdf_bytes

SHA-256 ✓ Matches Upload

process_image_archive()

Bild-Archivierung mit KI-Analyse
Hasht: pdf_bytes

SHA-256 ✓ Matches Upload

process_pdf()

PDF-Direktverarbeitung
Hasht: file_bytes

SHA-256 ✓ Matches Upload

process_pdf_archive()

PDF-Archivierung mit KI-Analyse
Hasht: file_bytes

SHA-256 ✓ Matches Upload

b2c_process_image_archive()

B2C Bild-Archivierung
Hasht: pdf_bytes

SHA-256 ✓ Matches Upload

b2c_process_pdf_archive()

B2C PDF-Archivierung
Hasht: file_bytes

SHA-256 ✓ Matches Upload

📝

log_archive() Audit — Bot-Kanal Call Sites

Vollständig implementiert

#	Datei	Kontext	Hash	Source	Status
1	bot/handlers/chat.py	Chat-Archivierung	✓ meta	`bot`	✓ Umgesetzt
2	bot/handlers/pdf_tools.py	PDF-Tools Archiv	✓ meta	`bot`	✓ Umgesetzt
3	bot/handlers/archive.py	AI-Failure-Pfad	n/a (failed)	`bot`	✓ Umgesetzt
4	bot/handlers/archive.py	Erfolgs-Pfad	✓ meta	`bot`	✓ Umgesetzt
5	bot/handlers/archive.py	Stapel-Loop (ZIP)	✓ meta	`bot`	✓ Umgesetzt
6	bot/handlers/archive.py	Quick Save	✓ hash	`bot`	✓ Umgesetzt

Web-/B2C-Kanal: Uploads über das Web-Dashboard nutzen die separate SHA-256-Hash-Pipeline (siehe Abschnitt «SHA-256 Hash Pipelines — 6 Pipelines») mit anschließender DATEV-/Vault-Archivierung. Der Hash-Nachweis ist gleichwertig; archive_source wird durchgängig erfasst.

🌐

GoBD API Endpoints — Datenzugriff §147 Abs. 6 AO

3/3 ACTIVE

GET

/api/gobd/export-z3

Z3 Datenträgerüberlassung (ZIP)

🔒 sudo

GET

/api/gobd/audit-trail

Z1 Audit Trail Zugriff

🔒 sudo

GET

/api/gobd/verify-integrity

Document Hash Verifizierung

🔒 sudo

🧾

E-Rechnung-Validierung (EN16931 Schematron + KoSIT BR-DE warn-first) & GDPdU/Z3-Export — Sprint 6

Implementiert

EN16931-Schematron-Validierung (#966)

Eingehende E-Rechnung (services/e_rechnung.py, CII via factur-x): wird gegen das EN16931-Schematron geprüft, der Status in e_rechnung_validation_status/_errors markiert und der Beleg immer archiviert — auch bei Verstoß nie verworfen (GoBD-Vollständigkeit, § 147 AO).
Ausgehende XRechnung (services/invoice_generator.py, via saxonche): nur der Finalize wird bei einem Schematron-Verstoß mit HTTP 422 abgelehnt.
Hinweis: Es erfolgt eine EN16931-Schematron-Prüfung (kein XSD; XSD ist wegen der CII-Elementreihenfolge bewusst ausgelassen). Die XRechnung-CIUS-Validierung (KoSIT, BR-DE-*) wird beim Finalisieren zusätzlich ausgeführt und am Beleg vermerkt (warn-first); sie ist noch keine harte Sperre — EN16931 bleibt das blockierende Gate.

EN16931 · §14 UStG · §146/§147 AO

GDPdU/Z3 Audicon-Export (#967)

services/export/gdpdu.py erzeugt ein GDPdU-Datenträgerüberlassungspaket nach Audicon-Beschreibungsstandard:
• index.xml — GDPdU-Beschreibungsdatei
• gdpdu-01-08-2002.dtd — offizielle DTD (verbatim)
• journal.csv — Buchungsjournal (Finanzbuchhaltung)
Spaltenmodell ist Single-Source-of-Truth für index.xml und journal.csv (Reihenfolge tragend, Header stimmt stets mit der XML überein).

§147 Abs. 6 AO (Z3)

Hinweis zum Umfang: Aktuell wird die EN16931-Schematron-Prüfung durchgeführt (substantielle EN16931-Geschäftsregeln). Die XRechnung-CIUS-Validierung (KoSIT, BR-DE-Regeln) wird beim Finalisieren zusätzlich ausgeführt und am Beleg vermerkt (warn-first); sie ist noch keine harte Sperre — EN16931 bleibt blockierend.

⚖️

DSGVO ↔ GoBD Konfliktlösung

RESOLVED

🔴 Konflikt

DSGVO Art. 17 (Recht auf Löschung) erfordert die Entfernung personenbezogener Daten auf Wunsch des Nutzers. GoBD erfordert Unveränderbarkeit und Aufbewahrung für 6–10 Jahre.

✅ Lösung

delete_user() implementiert trigger-sichere DSGVO-Löschung:
1. GoBD-Trigger bleiben durchgehend aktiv — kein Deaktivieren zu irgendeinem Zeitpunkt
2. Pseudonymisierung statt Löschung: PII-Felder → 'DSGVO_REDACTED' (is_gdpr_erased = 1)
3. Trigger erlauben ausschließlich diese DSGVO-Pseudonymisierung — alle anderen Änderungen blockiert
4. Audit-Trail bleibt vollständig erhalten — nur PII-Felder pseudonymisiert
5. Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO) eingehalten — pseudonymisierte Datensätze bis Fristablauf gespeichert

📚

GoBD-Dokumentation

🏛️

GoBD-Dokumentation

Systembeschreibung & Dokumentation mit allen 15 Anforderungen und technischen Maßnahmen

📋

Verfahrensdokumentation

Vollständige 10-Abschnitt-Prozessdokumentation nach GoBD Rz. 151–155 (BMF 28.11.2019)

GoBD TECHNISCHE UMSETZUNGSDOKUMENTATION — MintFolder AI
GoBD i.d.F. BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (vormals 28.11.2019) · §§ 145–147 AO
97 SQLite-Trigger (95 Integritäts/Append-only + 2 FTS) · 145 Tabellen · Schema-Version 747 · 6 Hash Pipelines · 6 Bot-Call-Sites + Web/B2C-Pipeline · 37 Fields · 3 API Endpoints (Z1/Z2/Z3) · Hash-Chaining · Cryptographic Anchoring
DATEV-Festschreibung (Sprint 5, §146 Abs.4 AO) · E-Rechnung-Schematron-Validierung (EN16931) + GDPdU/Z3-Export (Sprint 6)
Status: technische Selbstprüfung — kein Testat; finale GoBD-Bewertung bleibt beim Nutzer bzw. Steuerberater

Für ein rechtsverbindliches Testat wenden Sie sich an eine zugelassene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (z.B. nach IDW PS 880 für GoBD oder ISO 27001 für Informationssicherheit).

Interne Dokumentation · Kein Testat · Stand: 2026-06-09 · Version 2.0